مذاکره، که یکی از مهارت‌های نرم مهم است، در تمام ابعاد زندگی کاربرد دارد. در زندگی شخصی و در دنیای تجارت، در اداره مملکت و حتی میان ملت‌های مختلف جهان، مذاکره به‌طوردائم در جریان است.
اگر تلاش می‌کنید مشاجره‌ای را حل و فصل کنید، درباره‌ی چیزی به توافق برسید یا برای رسیدن به سود بیش‌تر، چانه بزنید، در حال مذاکره‌اید.
در هر اختلاف نظری، افراد به‌طور قابل‌توجهی هدف‌شان را رسیدن به بهترین نتیجه‌ی ممکن، برای خودشان می‌دانند. با این حال، رعایت عدالت، رسیدن به منافع دوجانبه و حفظ رابطه‌ی خوب، از عوامل مهم در رسیدن به نتیجه‌ی موفقیت‌آمیز هستند.
این مهارت، گفتگوی بین دو یا چند نفر، با هدف رسیدن به یک نتیجه‌ی مفید، تعریف می‌شود. نتیجه در این نوع گفت‌وگو، می‌تواند برای همه طرف‌های درگیر یا فقط برای یک یا بعضی از آن‌ها مفید باشد. میزان اعتماد طرف‌های مذاکره‌کننده به یکدیگر، برای اجرای راه‌حل مورد مذاکره، عامل اصلی موفقیت در مذاکرات است.
هنگامی که مذاکرات به بن‌بست می‌رسد، هر دو طرف، باید مشکلات را بپذیرند و موافقت کنند که برای دستیابی به یک راه‌حل، در تاریخ بعدی اقدام کنند.
مذاکرات در محل کار نیز، به‌طور مکرر، انجام می‌شود و ممکن است بین همکاران، یا بین کارکنان و کارفرما انجام شود.
مذاکرات، همیشه مهم هستند و بنابراین درک انواع آن و همچنین رشد مهارت‌های مربوط به آن از موضوعات مهم دنیای امروز و بخشی از فرایند توسعه فردی شما است.
انواع مذاکره
بیش‌تر نتایج مذاکرات به یکی از این دو دسته تقسیم می‌شوند: “برد-برد” یا “برد-باخت”. با درک انواع مختلف مذاکره‌ای که ممکن است با آن‌ها روبه‌رو شوید، می‌توانید مرتبط‌ترین مهارت‌ها را برای نقش خودتان تعیین کرده و برای بهبود آن‌ها تلاش کنید.
در این‌جا اشکال مختلف مذاکره وجود دارد:
- مذاکرات توزیعی
این نوع گفت‌وگو که “معامله توزیعی” نیز نامیده می‌شود، هنگامی اتفاق می‌افتد که منابع محدودی وجود داشته باشد و هر طرف فرض کند اگر چیزی را از دست بدهد، طرف مقابل چیزی به‌دست خواهد آورد. به‌جای این‌که هر یک از طرفین، بر اساس منافع و نیازهای خودش تلاش کنند و به توافق برسند، هر یک از طرفین تلاش می‌کنند تا بیش‌تر از طرف مقابل، به‌دست آورد.
- مذاکرات یکپارچه
اغلب به‌عنوان مذاکره‌ی “برد-برد” شناخته می‌شود. مذاکره یکپارچه، زمانی اتفاق می‌افتد که همه از توافق بهره‌مند شوند. برای رسیدن به توافق یکپارچه، هر یک از طرفین، ارزشِ کافی دریافت می‌کنند. روند مذاکرات یکپارچه، ممکن است بیش‌تر طول بکشد زیرا هر دو طرف، قبل از رسیدن به توافق باید کاملاً راضی باشند.
- مذاکره با مدیریت
مذاکره با مدیریت، می‌تواند استرس‌زا باشد. در بعضی موارد، کارکنان ممکن است احساس راحتی نکنند که خواسته‌ها و نیازهای‌شان را با شخصی که موقعیت بالاتری دارد، در میان بگذارند. با این وجود، در مراحل کاریابی و استخدام، اغلب با این موقعیت روبه‌رو خواهید شد. ممکن است مجبور شوید درباره‌ی حقوق، مزایا و وظایف شغلی‌تان مذاکره کنید. هر یک از این عناصر، می‌تواند به‌طور مستقیم بر رضایت شغلی‌تان تأثیر بگذارد، بنابراین توجه به آن‌ها ضروری است. علاوه بر این، مذاکره در مورد این عوامل به شما فرصتی می‌دهد تا مهارت‌های ارتباطی‌تان را به کارفرمای‌تان نشان دهید. هنگام ارزیابی مجدد قرارداد کار یا درخواست افزایش حقوق، ممکن است مجبور باشید با مدیریت در شغل فعلی‌تان، مذاکره کنید.
- مذاکره با همکاران
بسته به شغل‌تان، ممکن است مجبور باشید با همکاران‌تان مذاکره کنید. بسیاری موقعیت‌ها به همکاری گروهی و بدون مهارت‌های مذاکره چندان قوی، نیاز دارد. ممکن است با عدم تعادل در توزیع کار روبه‌رو شوید. مهارت‌های مذاکره به همکاران این امکان را می‌دهد تا برنامه‌ای را تهیه کنند که به نفع کل تیم باشد. هنگام حل تعارض در محل کار ممکن است مجبور به مذاکره باشید.
- مذاکره با فروشندگان
بعضی از کارکنان، فروشندگان خارجی را مدیریت می‌کنند و نحوه‌ی عملکردشان ممکن است تحت‌تأثیر نحوه‌ی مذاکره باشد. همچنین، توانایی رسیدن به توافق با ارائه‌دهندگان خدمات، می‌تواند بر روابط حرفهای و موفقیت کلّی تجارت تأثیر بگذارد.
| در مذاکره با هرکسی، توافق نهایی زمانی اتفاق می‌افتد که هر طرف، دقت کند که چه‌چیزهایی به‌دست آورده، نه این‌که چه چیزهایی را از دست داده است! |
مهارت‌های مذاکره چیست؟
مهارت‌های موردنیاز برای یک مذاکره‌ی موفق، در تمامی حوزه‌های زندگی کاربردی هستند. آن‌ها می‌توانند شما را در زندگی شادتر و موفق‌تر کنند و کمک‌تان کنند با همکاران، شرکای تجاری و افراد خانواده به توافق‌های بهتری برسید. با داشتن این مهارت‌ها، می‌توانید مذاکرات‌تان را به‌شکل تأثیرگذارتری کنترل کنید.
مهارت‌های مذاکره، اغلب مهارت‌های نرم هستند. درک این مهارت‌ها، اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مذاکره‌کننده قوی است. در این‌جا چند مهارت اصلی در مذاکره آورده شده است:
1) مهارت آماده‌سازی
یک مذاکره‌کننده‌ی ماهر، قبل از ورود به جلسه‌ی مذاکره، خودش را برای جلسه آماده می‌کند. آمادگیِ بیش‌از اندازه وجود ندارد! فرقی نمی‌کند که قرار است درباره‌ی مسائل شخصی یا موارد کاری مذاکره کنید؛ برای رسیدن به هدف‌‌تان باید به‌طورکامل آماده باشید.
آماده‌سازی شامل تعیین هدف، روشن کردن مسائل موردبحث و انتخاب گزینه‌های جایگزین برای اهداف فعلی‌تان است. آماده کردن خودتان برای مذاکره، به این معناست که بدانید از مذاکره چه می‌خواهید. قبل از شرکت در جلسه‌ی مذاکره، درباره‌ی کسی که قرار است روبه‌رویتان قرار بگیرد، اطلاعات کافی داشته باشید. همچنین درباره‌ی صنعت موردنظر و یا مسأله‌ی موردبحث تحقیق کنید. هرکاری که لازم است انجام دهید تا آگاه‌ترین فرد در جلسه‌ی مذاکره باشید.
2) مهارت برنامه‌ریزی
بهترین مذاکره‌کنندگان، با یک برنامه یا استراتژی قوی، وارد بحث می‌شوند. تمام نتایج احتمالی را در نظر بگیرید و برای هر یک از این سناریوها آماده باشید.
باید تمام امکانات مختلف را مورد بررسی قرار دهید. سپس اهداف قابل‌دسترس و مناسب را انتخاب کنید. قرار نیست در هر جلسه‌ی مذاکره، به تمام خواسته‌هایتان دست پیدا کنید؛ برای هر جلسه‌ی مذاکره، هدف‌هایی متناسب و معقول انتخاب کنید.
مرزها و محدودیت‌های‌تان را مشخص کنید. یعنی تا چه زمانی حاضرید مذاکره برای رسیدن به این هدف‌ها را ادامه دهید و چه زمانی از مذاکره کنار می‌کشید.
مهارت برنامه‌ریزی، نه‌تنها برای روند مذاکره بلکه برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه‌ی اجرای شرایط نیز لازم است.
3) مهارت گوش دادن مؤثر
مذاکره‌کنندگان ماهر، این مهارت را دارند که در جریان بحث به‌طور فعالانه به طرفِ مقابل، گوش دهند. گوش دادن مؤثر شامل توانایی خواندن زبان بدن و همچنین ارتباط کلامی است. در طول جلسه‌ی مذاکره به‌دقت به حرف‌هایی که می‌شنوید، گوش دهید. تا جایی که می‌توانید اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری کنید تا مذاکره‌ای موفق داشته باشید.
مذاکره‌کننده‌ی ماهر، به‌جای صرف وقت بیش‌تر در مذاکره، برای بیان مزایای دیدگاهش، وقت بیش‌تری را صَرفِ گوش دادن به طرف مقابل خواهد کرد.
عادت‌های اشتباه گوش دادن را در خودتان را شناسایی کنید. همیشه چیزی بارزش در حرفهای طرفِ مقابل وجود دارد.
4) مهارت ارتباطی شفاف
مذاکره‌کنندگان باید توانایی برقراری ارتباط روشن و مؤثر با طرف مقابل را در حین مذاکره داشته باشند. اگر مذاکره‌کننده، مواضع خودش را به‌طور واضح بیان نکند، ممکن است سوءتفاهم رخ دهد. یک مذاکره‌کننده‌ی قوی، باید مهارت لازم برای بیان نتایج موردنظرش و دلایل و ایده‌هایش را داشته باشد.
مذاکره‌کننده‌ی خوب کسی است که به‌سادگی با دیگران ارتباط برقرار می‌کند و احساس، رفتار و افکار دیگران را درک می‌کند؛ اما قبل از آن باید مطمئن باشید که رفتارها، زبان بدن، لحن و کلام خودتان واضح و شفاف باشد و همگی پیامی واحد را منتقل کند.
5) مهارت تصمیم‌گیری
افرادی که مهارت مذاکره دارند، دارای توانایی تصمیم‌گیری قوی، هنگام مذاکرات هستند. اگر به‌نظر می‌رسد که مذاکره‌ای به‌نتیجه نمی‌رسد و به بن‌بست رسیده‌است، می‌توانید از دکمه‌ی توقف برای فکر کردن و رسیدن به راه‌حل استفاده کنید.
ممکن است هنگام بحث، چانه‌زنی لازم باشد تا به‌سرعت برای پایان دادن به بن‌بست، توافق کنید. همچنین تشخیص زمان مناسب در مورد کنار کشیدن از مذاکره، نیاز به تصمیم‌گیری قاطع دارد.
6) مهارت تجزیه و تحلیل مسأله برای شناسایی منافع و اهداف
مذاکره‌کنندگانِ کارآمد، باید مهارت لازم را برای تجزیه و تحلیل یک مسأله در تعیینِ منافع هر یک از طرفین مذاکره، داشته باشند. آن‌ها باید در شناخت مسأله و تجزیه و تحلیل دقیق آن، شناخت طرف‌های ذینفع و هدف از نتایج، تسلط داشته باشند. به‌طورمثال، در مذاکره در مورد قرارداد شغلی، مشکلی که طرفین ممکن است در آن اختلاف‌نظر داشته باشند، ممکن است درمورد حقوق و مزایا باشد. شناسایی منافعِ هر دو طرف، می‌تواند به رسیدن به توافق کمک کند.
7) مهارت حفظ روابط خوب
مذاکره‌کنندگان مؤثر، مهارت‌های بین‌فردی لازم، برای برقراری رابطه‌ی کاری مناسب با افراد شرکت‌کننده در مذاکره را دارند. مذاکره‌کنندگان با صبر و حوصله و توانایی ترغیب دیگران بدون تحمیل نظرشان، می‌توانند فضای مثبتی را در یک مذاکره‌ی دشوار، به‌وجود آورند.
یک مذاکره‌کننده‌ی موفق، با داشتن مهارت‌های اخلاقِ کاری و قابلیت اطمینان، می‌تواند باعث ایجاد فضای اطمینان برای مذاکره شود. همچنین مهارت لازم برای عمل به وعده‌ها، پس از پایان جلسه را داشته باشد.
نکاتی برای بهبود مهارت‌های مذاکره
در زیر چند روش برای تقویت مهارت مذاکره آورده شده است:
- هدف نهایی را مشخص کنید!
حداقل شرایط مورد‌نیازتان چیست؟ چقدر حاضرید مذاکره کنید؟ این‌که وقتی وارد مذاکره می‌شوید، بدانید که از یک توافق چه می‌خواهید و چقدر مایل به سازش هستید، موضوع مهمی است.
- تمرین ایجاد سازش کنید!
مذاکره‌ی موفقیت‌آمیز مستلزم آن است که نه‌تنها اهداف خودتان را به‌طور مؤثر در نظر داشته باشید، بلکه خواسته‌ها و نیازهای طرف مقابل‌تان را هم درک کنید. برای دستیابی به توافق، ایجاد سازش ضروری است. این امر به شما در کاهش تنش کمک می‌کند. به‌منظور ایجاد سازش، احترام به طرف‌های دیگر و استفاده از مهارت شنیدن مؤثر، بسیار مهم است.
- مایل به مدارا کردن، باشید!
بدون مدارا کردن، دستیابی به توافق تقریباً غیرممکن است. خودتان را از قبل آماده کنید؛ اهدافی که مایلید آن‌ها را برای رسیدن به توافق فدا کنید و یا اهدافی که اگر برآورده نشوند، بی‌خیالِ کلِ معامله می‌شوید، را برای خودتان مشخص کنید.
- محدودیت‌های زمانی را در نظر بگیرید!
تعیین جدول زمانی مذاکرات باعث ایجاد انگیزه برای توافق طرفین می‌شود. اگر در آن محدوده‌ی زمانی، شرایط برآورده نشد، دو طرف می‌توانند برای ارزیابی مجدد نیازهای‌شان وقت بگذارند و زمان دیگری بازگردند.
- روشِ پیشنهاد چندگانه را در پیش بگیرید!
با ارائه‌ی چندین پیشنهاد همزمان، می‌توانید در وقت صرفه‌جویی کرده و احتمال توافق در مورد حداقل یکی از نتایج ترجیحی‌تان را افزایش دهید. اگر پیشنهاد طرف مقابل پذیرفتنی نیست، می‌توانید در مورد هر کدام از پیشنهادات بازخورد بخواهید و شرایط را اصلاح کنید تا زمانی که به توافقی برسید که نیازهای همه طرف را برآورده کند.
- از “نه” شنیدن، دلخور نشوید!
گاهی اوقات، اهداف و نیازهای هر یک از طرفینِ مذاکره، برای رسیدن به توافق بسیار متفاوت است. وقتی این اتفاق افتاد، روندِ کارتان را ارزیابی کنید. در نظر بگیرید که چرا آن موارد طبق برنامه پیش نرفت و به‌دنبال روش‌هایی باشید که دفعه‌ی بعدی بتوانید تلاش‌تان را بهبود ببخشید.
- نقاط ضعف‌تان را درک کنید!
برای شناسایی ضعف‌تان وقت بگذارید و روی رشد این مهارت‌ها تمرکز کنید. به‌طورمثال، ممکن است لازم باشد توانایی ایجاد سازش یا قدرت قانع کردن‌تان را بهبود دهید. درک نقاط ضعف‌تان، اولین قدم برای غلبه بر آن‌هاست.
- روی منافع مشترک تمرکز کنید!
به‌جای تمرکز بر شرایط و اهداف موردنظر خودتان، که نشان می‌دهد دیدگاه‌های دیگر در مورد همان موضوع برایتان بی‌اهمیت‌تر هستند، به منافع مشترک‌تان توجه کنید. ابتدا باید منافع هر یک از طرفین را در رابطه با موضوع مشخص کنید. از آن‌ها بپرسید چرا موضع‌گیری یا نظر خاصی دارند؟ هر یک از طرفین، دارای تعدادی منافع با توجه به موقعیت‌های خودشان هستند. درباره‌ی این منافع بحث کنید و روی راه‌حل‌ها متمرکز باشید.
سخن پایانی
مذاکره، مهارتی نیست که گاه‌به‌گاه برای شرایط خاصی به آن نیاز داشته باشید. این مهارت برای به‌دست آوردن آن‌چه که در زندگی می‌خواهید، ضروری است. مهارت‌های مذاکره می‌تواند به شما در پیشرفت شغلی، روابط بهتر و رسیدن به اهداف مهم کاری‌تان کمک کند. می‌توانید با استفاده از کتاب و منابع آموزشی و یا کمک گرفتن از یک مشاور متخصص در این مورد، گام‌های کوچک و بزرگی برای تقویت مهارت مذاکره بردارید. با رشد این مهارت‌ها روی تمامی انواع مذاکرات در زندگی تسلط کافی خواهید داشت. تمرین مداوم، برای بهبود توانایی مذاکره کلیدی است!