ارتباطات و اهمیت مهارت ارتباطی، به قدمت تمدن بشری است. انسان عادت داشت که حتی وقتی هیچ زبانی وجود نداشت با هم‌نوعانش از طریق صدا، سیگنال و حرکات، ارتباط برقرار کند.
این ارتباط است که بشر را به پیشرفته‌ترین گروه منطقی و مرفّه روی زمین تبدیل کرده است. توانایی برقراری ارتباط مؤثر، شاید مهم‌ترین مهارت در زندگی باشد. مهارت ارتباطی همان چیزی است که ما را قادر می‌سازد اطلاعات را به افراد دیگر منتقل کنیم و آنچه را که به ما گفته می‌شود، درک کنیم.
اگر مهارتهای نرم شما به اندازه‌ی نرمال نباشد، درواقع دارای نقطه ضعفی هستید که نمی‌توانید از پس آن برآیید. مهارت ارتباطی یکی از مهم‌ترین این مهارت‌هاست؛ زیرا بدون آن قادر نخواهید بود روابطی را که برای رسیدن به سطح بعدی موفقیت لازم دارید، ایجاد کنید. بدون داشتن سطحی قابل قبولی از مهارتهای ارتباطی، رسیدن به درجه‌های بالاتر موفقیت، تقریباً غیرممکن است.
بنابراین، اگر در مهارت ارتباطی به اندازه کافی قوی نیستید، ضروری است که روی آن کار کنید. این بخش، بخش مهمی از مسیر توسعه فردی شما است که باید توجه ویژه‌ای روی آن داشته باشید. در این مطلب قصد داریم شما را با این مهارت بیشتر آشنا کنیم، پس در ادامه همراه ما باشید.
مهارت ارتباطی چیست؟
برقراری ارتباط، فرستادن، دریافت یا مبادله ایده‌ها، اطلاعات، سیگنال‌ها یا پیام‌ها از طریق کانال‌های مناسب است که به افراد یا گروه‌ها امکان متقاعدکردن، به‌دست آوردن اطلاعات، دادن اطلاعات یا بیان احساسات را می‌دهد.
مهارت ارتباطی، توانایی‌هایی هستند که هنگام فرستادن و دریافت انواع مختلف اطلاعات، از آن‌ها استفاده می‌کنید. این مهارت‌ها مانند گوش دادن، صحبت کردن، توجه و همدلی هستند. این مهارت، همچنین شامل درکِ تفاوت در نحوه‌ی برقراری ارتباط، مانند تعاملات رو در رو، مکالمات تلفنی و ارتباطات دیجیتالی (ایمیل و رسانه‌های اجتماعی) است.
مهارتهای ارتباطی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که خودتان را به‌صورت شفاهی و کتبی، به روشی مثبت و واضح، نشان دهید (اصطلاحا پرزنت کنید!). این نشان دادن شامل انتقال اطلاعات به روشی ساده و قابل‌فهم، بدون از دست دادن مفهوم پیام اصلی است.
علی‌رغم ابتدایی بودن مهارتهای ارتباطی، در زمینه شغلی، بدون شک این گروه از مهارت‌ها بیشتر موردعلاقه‌ی کارفرمایان هستند. بنابراین بهترین ویژگی‌های خودتان را شناسایی کنید و روی آن‌ها به‌شدت کار کنید تا بتوانید خودتان را به بهترین شکل ممکن پرزنت کنید.
چرا مهارت ارتباطی مهم است؟!
این ارتباط است که مردم و جامعه را در یک روند طبیعی، به‌هم پیوند می‌دهد. جامعه، به سمت تعاملات انسانی و تبادل ایده‌ها، افکار و احساسات حرکت می‌کند و رابطه، از طریق ارتباط ایجاد می‌شود.
عدم‌ارتباط بین افراد جامعه، به‌شدت بر انسجام و زندگی اجتماعی تأثیر می‌گذارد. درصورتی که ارتباط مؤثر برقرار نشود، پیشرفت و شکوفایی به بن‌بست می‌رسد. علاوه برای این، ارتباطات عامل ایجاد و حفظ روابط خوب است و باعث می‌شود مردم یکدیگر را درک کنند.
مهارتهای ارتباطی به شما امکان می‌دهد تا دیگران را درک کنید و دیگران نیز شما را درک کنند. ارتباطات در زندگی فردی، به‌اندازه‌ی زندگی در جامعه، مهم و معنادار است. افراد از طریق برقراری ارتباط مؤثر با هم‌نوعان خود، رابطه برقرار می‌کنند و زندگی اجتماعی واقعی به‌وجود می‌آورند.
در یک کلام، اگر بخواهیم در مورد اهمیت مهارت برقراری ارتباطات صحبت کنیم، باید بگوییم که بدون داشتن چنین مهارتی، تبدیل شدن به بهترین نسخه خودمان تقریبا منتفی است.
مهارتهای ارتباطی که نیاز دارید!
انواع مختلفی از مهارتهای ارتباطی وجود دارد که می‌توانید یاد بگیرید و تمرین کنید تا به شما کمک کند یک ارتباط مؤثر برقرار کنید. بسیاری از این مهارت‌ها با هم انجام می‌شوند و باعث می‌شوند مهارتهای ارتباطی در زمینه‌های مختلف تمرین شود.
مهارت کلامی
ارتباط کلامی، شامل تمام آن‌چیزی استکه به زبان می‌آوریم و همچنین یک روش بسیار مهم برای انتقال پیام است. ارتباط کلامی می‌تواند به‌صورت کتبی و گفتاری باشد، اما در این‌جا تأکید بر ارتباط گفتاری است.
کلماتی که انتخاب می‌کنیم می‌تواند تفاوت زیادی در درک دیگران از ما ایجاد کند. برای مثال، برقراری ارتباط با یک کودک، یا با کسی که زبان خودمان را خیلی خوب صحبت نمی‌کند، را در نظر بگیرید. در این شرایط، شما باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده کنید و میزان درک شنونده را، به‌طور منظم بررسی کنید.
این کاملاً متفاوت از گفتگو با یک دوست قدیمی است که سالهاست او را می‌شناسید و شاید حتی نیازی به پایان دادن به جملات‌تان هم نداشته باشید. به همین شکل، گفتگو با یک دوست، با یک بحث تجاری بسیار متفاوت است.
کلماتی که انتخاب می‌کنید، هنگام صحبت با یک همکار، به‌طور قابل‌توجهی، فنی‌تر هستند. بنابراین، برای برقراری ارتباط موثر کلامی، شناخت مخاطب و روحیات او و همچنین شناخت موقعیتی که در آن قرار داریم، می تواند بسیار کلیدی باشد.
مهارتهای شنیداری
گوش دادن یک قسمت اساسی از دریافت اطلاعات است. وقتی ارتباط برقرار می‌کنیم، 45درصد از وقت‌مان را صرف گوش دادن می‌کنیم. بیشتر مردم گوش دادن را امری مسلّم می‌دانند، اما باید گفت گوش دادن معادل “شنیدن” نیست و باید به عنوان یک مهارت، در نظر گرفته شود.
گوش دادن فعال، به معنای توجه دقیق به شخصی است که با شما صحبت می‌کند. افرادی که شنونده‌ی فعالی هستند، به دلیل توجه و احترامی که برای دیگران قائل هستند، موردتوجه دیگران قرار می‌گیرند.
به عبارت دیگر، گوش دادن یک امر فعالانه است که با تصمیم شخص شروع می‌شود، در حالی که شنیدن یکی از حواس پنج‌گانه است که به صورت غیر ارادی رخ می‌دهد (مگر اینکه گوشمان را بگیریم تا نشنویم).
اگرچه ساده به نظر می‌رسد، اما توسعه و پیشرفت در مهارت گوش دادن، دشوار است. شما می‌توانید با تمرکز بر گوینده، اجتناب از حواس‌پرتی مانند تلفن همراه، لپ‌تاپ یا سایر برنامه‌ها و همچنین آماده کردن سؤالات، نظرات یا ایده‌ای برای پاسخ متفکرانه، یک شنونده‌ی فعّال باشید.
شاید شما هم از بزرگ‌ترها شنیده باشید که خداوند دو گوش و یک دهان به ما داده تا دو برابر حرف زدن‌مان، گوش کنیم. یک قاعده‌ی سرانگشتی در این زمینه وجود دارد که دقیقا توصیه‌ای مشابه را یادآوری می‌کند.
این قاعده توصیه می‌کند: سعی کنید دو برابر بیشتر از صحبت کردن، گوش دهید. توجه داشته باشید، دقت کنید و تمام تلاش‌تان را بکنید که تا پایان گفتگو، سخنان شخص سخنگو را قطع نکنید.
گوش دادن فعال، اطلاعات بسیار بیش‌تری در اختیارتان قرار می‌دهد و همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا از سوءتفاهم جلوگیری کنید.
تطبیق سبک ارتباطی شما با مخاطبان
تعداد زیادی سبک ارتباطی وجود دارد که هر یک از این سبک‌های متنوع ارتباطی، برای شرایط خاصی، مناسب هستند. برای استفاده‌ی بهینه از مهارتهای ارتباطی‌تان، مهم است که مخاطبان‌تان و مؤثرترین سبکِ برقراری ارتباط با آن‌ها را، در نظر بگیرید.
به طور مثال، دربعضی شرایط بهتر است یک ایمیل رسمی ارسال کنید یا از طریق تلفن با مخاطب‌تان تماس بگیرید. بسته به شرایط، حتی ممکن است لازم باشد نامه‌ای رسمی و تایپ‌شده را برای سایر اشکال ارتباطی ارسال کنید.
در محل کار، ممکن است به‌راحتی بتوانید اطلاعات پیچیده را شخصاً یا از طریق کنفرانس ویدیویی بفرستید تا از طریق یک ایمیل طولانی و سنگین. این مهارت را باید با مطالعه، تمرین و تکرار و آموزش دیدن به دست آورید.
مهارتهای نوشتن
مهارتهای ارتباطی محدود به تعامل مستقیم با افراد دیگر و استفاده از زبان گفتاری نیستند. کلمات نوشتاری پس از قرن‌ها استفاده، همچنان قدرتمند هستند و چیزی نیست که فقط مخصوص روزنامه‌نگاران و نویسندگان باشد.
برای مثال صفحات فروشی که با دقت طراحی و نوشته نشده‌اند، به‌شدت به اعتبار برند یک شرکت آسیب می‌رساند. اگر معتقدید مهارتهای نوشتاری شما از حد متوسط کمتر است، حتماً آن‌ها را تقویت کنید.
این مهارت‌ها برای یادگیری، برقراری ارتباط برای انتقال ایده‌ها و نظرات‌تان و درک بهتر نظرات دیگران، اهمیت دارند و به‌ویژه می‌توانند به شما کمک کنند تا منتقدانه‌تر بخوانید و اطلاعات بیش‌تری را به‌خاطر بسپرید.
علاوه بر این، گاها موقعیت‌هایی پیش می‌آید که تنها راه ارتباطی شما، انتقال پیام به صورت مکتوب است؛ در چنین شرایطی، مهارت نوشتن بالا می‌تواند نقش کلیدی در موفقیت شما داشته باشد.
مهارتهای شخصی
مهارتهای شخصی مهارت‌هایی هستند که ما برای حفظ سلامت جسم و روان از آن‌ها استفاده می‌کنیم؛ با وجود این، می‌توانند ارتباطات ما را نیز تقویت کنند. به‌طور مثال، بهبود عزت‌نفس و ایجاد اعتمادبه‌نفس می‌تواند به شما کمک کند تا احساس مثبت‌تری نسبت به خودتان و توانایی‌های‌تان داشته باشید. از مزایای توانایی برقراری ارتباط، احساس مثبت است که اولین قدم برای اقدام مثبت و نتیجه مؤثر خواهد بود.
با درک عمیق‌تری از خودتان و داشتنِ دید آرام و مثبت نسبت به زندگی، احتمالاً کاریزماتیک خواهید بود و این ویژگی می‌تواند به روند ارتباط بهتر، کمک کند.
علاوه بر این، ارتباط خوب با ابراز وجود یا ایستادن پای آنچه که به آن اعتقاد دارید، مرتبط است.
ارتباط غیرکلامی
ارتباط غیرکلامی نود و سه درصد از آنچه ما “می‌گوییم” را تشکیل می‌دهد؛ بنابراین بسیار مهم است! این ارتباطات شامل: تماس چشمی، حالات صورت، حرکات دست، زبان بدن و تُن صدا هستند.
هنگامی‌که به کسی گوش می‌دهید، باید به گفته‌های او و همین‌طور زبان غیرکلامی او توجه کنید. با همین معیار، هنگام برقراری ارتباط، باید از زبان بدن خودتان آگاه باشید تا مطمئن شوید که نشانه‌های مناسبی را برای دیگران ارسال می‌کنید.
آگاهی به زبان بدن در حین گفت‌وگو، حداقل دو نتیجه مثبت برای شما به همراه خواهد داشت: اول اینکه قادر خواهید بود احساسات و نظر واقعی طرف مقابل را درک کنید و در پاسخ دادن به او موثرتر رفتار کنید (یادتان باشد، در بسیاری از اوقات کلمات نماینده مناسبی برای احساس واقعی مخاطب نیستند و شما باید تشخیص دهید که آیا مخاطب شما در چنین شرایطی قرار دارد یا نه).
دوم اینکه، بهتر می‌توانید احساسات و منظور واقعی‌تان را منتقل کنید تا بیش‌ترین اثرگذاری را داشته باشد.
پاسخگویی
فرقی نمی کند در موقعیت پاسخ به یک تماس تلفنی قرار دارید یا می‌خواهید به یک نامه الکترونیکی پاسخ دهید، به این نکته توجه داشته باشید: از نظر برقراری ارتباط موثر، کسانی که در مدت زمان کم‌تری پاسخ می‌دهند، موفق‌تر از افرادی هستند که دیر پاسخ می‌دهند.
یک روش اثرگذار این است که در نظر بگیرید پاسخ شما چه مدتی طول می‌کشد. آیا این درخواست یا سؤالی است که می‌توانید در پنج دقیقه آینده به آن پاسخ دهید؟ اگر این چنین است، خوب است که به محض مشاهده، به آن رسیدگی کنید. اگر درخواست یا سؤال پیچیده‌تری است، باز هم می‌توانید تأیید کنید که پیام را دریافت کرده‌اید و به شخص اطلاع دهید که بعداً به‌طور کامل پاسخ می‌دهید.
اهمیت مهارت ارتباطی خوب
توسعه مهارتهای ارتباطی، می‌تواند به همه جنبه‌های زندگی‌تان، از زندگی حرفه‌ای گرفته تا اجتماعی و هر آنچه مابین این دو است، کمک کند.
مهارتهای ارتباطی تقریباً در همه‌ی جنبه‌های زندگی مورد نیاز است:
- از نظر حرفه‌ای، اگر متقاضی شغل هستید یا به دنبال ترفیع در شغل فعلی‌تان هستید، مطمئناً باید مهارتهای ارتباطی خوبی داشته باشید.
مهارت ارتباطی به شما کمک می کند تا با طیف گسترده‌ای از افراد مکالمه‌ی مناسب و مؤثری داشته باشد. درصورتی‌که ارتباط چشمی خوبی برقرار می‌کنید، از واژگان متنوعی استفاده می‌کنید و متناسب با مخاطبان‌تان صحبت می‌کنید، به‌طور مؤثر گوش می‌دهید، ایده‌های خود را به‌طور مناسب شرح می‌دهید، واضح و دقیق مینویسید و به‌خوبی در یک گروه کار می‌کنید؛ باید بدانید که این‌ها مهارتهای ارتباطی بیشتر کارفرمایان را به شدت تحت تأثیر قرار می‌دهد.
با پیشرفت شغلی، اهمیت مهارتهای ارتباطی افزایش می‌یابد. داشتن توانایی صحبت کردن، گوش دادن، سؤال کردن و نوشتن با وضوح و دقت، برای اکثر مدیران و رهبران ضروری است.
- در زندگی شخصی‌تان، مهارتهای ارتباطی خوب می‌تواند به شما در درک دیگران، و درک شدن خودتان توسط دیگران، روابط شخصی‌تان را بهبود دهد.
این تقریباً جمله‌ای کلیشه‌ای است که روابط شخصی به برقراری ارتباط نیاز دارند. از دست رفتن فرصت‌های مشارکت و ایجاد روابط، بیشتر به دلیل “عدم گفت‌وگو” است؛ توانایی گوش دادن از عناصر مهم ارتباط است. ارتباط در روابط خانوادگی عمیق‌تر نیز اهمیت دارد، خواه بخواهید درباره‌ی تعطیلات بحث کنید، یا اینکه از سلامتی و خوشبختی فرزندان‌تان اطمینان حاصل کنید.
- مهارتهای ارتباطی این اطمینان را به شما می‌دهد که شما قادر به مدیریت تعاملات در شغل‌تان و سازمان‌های دیگر هستید.
در طول زندگی‌تان، احتمالاً مجبور خواهید بود با طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها و مؤسسات، از جمله فروشگاه‌ها، مشاغل، ادارات دولتی و دانشگاه تعامل داشته باشید. مهارتهای ارتباطی خوب می‌تواند برخوردها را کاهش دهد و این اطمینان را به شما بدهد که می‌توانید نظرتان را با آرامش و شفافیت بیان کنید و پاسخ‌ها را به‌روشنی درک کنید.
چطور مهارت ارتباطی را بهبود بخشیم؟
داشتن مهارتهای ارتباطی موثر می‌تواند نحوه‌ی عملکردتان را در طول زندگی بهبود بخشد و راه‌تان را در روابط‌تان با دیگران هموارتر کند. از طرف دیگر، مهارتهای ضعیف ارتباطی، می‌تواند روابط کاری و شخصی‌تان را تضعیف کند و زندگی‌تان را به میزان قابل‌توجهی سخت کند.
اگرچه به نظر می‌رسد برخی از مهارتهای بین‌فردی، به‌طور طبیعی در افراد خاصی دیده می‌شود، اما هیچ دلیلی وجود ندارد که شما نتوانید مهارتهای ارتباطی خودتان را ارتقا دهید.
با این حال، شما باید این سلاح‌های کوچک را به جعبه ابزار مهارتهای ارتباطی خودتان اضافه کنید:
- دانستن اینکه چطور ارتباط برقرار می‌کنید، دشوار است. برای این منظور، از یک دوست مورداعتماد، بازخورد صادقانه بخواهید. درک میزان پیشرفت‌تان برای برقراری ارتباط، می‌تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید روی چه چیزی باید تمرکز کنید.
- می‌توانید با تمرین عادات جدیدی که در برقراری ارتباط بهتر کمک‌تان می‌کند، این مهارت‌ها را بهبود ببخشید. این عادات ممکن است شامل: پاسخگویی بیشتر به ارتباطاتی که دیگران با شما برقرار می‌کنند (هرچه تعامل بیش‌تری داشته باشید، تمرین بیش‌تری کرده‌اید)، یادآوری به خودتان برای برقراری ارتباط چشمی، تمرینِ داشتنِ بازخورد مثبت و پرسیدن سؤال در مکالمات باشد.
- هنر شبکه‌سازی را یاد بگیرید تا مهارتهای ارتباطی‌تان را تقویت کنید.
- روی سطح همدلی خودتان به‌شدت کار کنید.
- اگر احساس شجاعت می‌کنید، سخنرانی در جمع را تمرین کنید. هنگامی که مانع برقراری ارتباط با جمع را پیدا کردید، می‌توانید ارتباطات روزمره‌ی محل کارتان را تبدیل به ارتباطی صمیمی کنید.
- درصورتی‌که در یک گفت‌وگو یا جلسه طولانی و مفصل هستید، تمام تلاش‌تان را بکنید تا موضوعات مهم و جزییات را، از هم تشخیص دهید.
- در جلسات محل کار، یادداشت بردارید و هرچه مینویسید را دوباره بخوانید. درمورد آنچه که به نظرتان منطقی نباشد، سؤال کنید.
- مخاطب موردنظرتان را در نظر بگیرید و نحوه‌ی ارتباط‌تان را بر اساس آنچه که موردنیاز مخاطب‌تان و شرایط است، تعیین کنید.
- سمینار، کلاس آنلاین و آفلاین و دوره‌های مشاوره توسعه فردی وجود دارد که می‌تواند به شما در برقراری ارتباط بهتر کمک کند. این کلاس‌ها ممکن است شامل آموزش، بازی در نقش (رول پلی)، تکالیف کتبی و بحث‌های آزاد باشد.
سخن پایانی!
تقریباً هر کاری که انجام می‌دهید، چه در محیط کاری و چه در زندگی‌تان، می‌تواند نوعی ارتباط باشد. توانایی برقراری ارتباط دقیق، واضح و مطابق با هدف، یک مهارت حیاتی در زندگی است و موضوعی است که نباید به‌راحتی از آن غافل شد. برای کار بر روی مهارتهای ارتباطی‌تان هرگز دیر نیست و با این کار به خوبی می‌توانید کیفیت زندگی‌تان را ارتقا دهید.
مهارتهای ارتباطی خوب می‌توانند به شما کمک کنند تا بازخورد مناسبی که موجب اشتباه نخواهد شد، ارائه دهید: یک مهارت حیاتی در طول زندگی!
کارهای بسیاری وجود دارد که می‌توانید به‌راحتی انجام دهید تا مهارتهای ارتباطی خودتان را بهبود دهید و اطمینان حاصل کنید که قادر به انتقال و دریافت اطلاعات به‌طور مؤثر هستید.